W procedurach wieloetapowych, takich jak dialog konkurencyjny, negocjacje z ogłoszeniem, partnerstwo innowacyjne czy przetarg ograniczony, liczba wykonawców, którzy mogą wziąć udział w postępowaniu jest prawnie ograniczona. Z tego powodu zamawiający są zmuszeni do tzw. prekwalifikacji, czyli wyboru podmiotów na podstawie dodatkowych kryteriów selekcji. Wykonawcy, którzy spełnią te kryteria, otrzymają zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Prawne ograniczenia liczby wykonawców biorących udział w postępowaniu
Procedury wieloetapowe, a w tym przetargi ograniczone, charakteryzują się określoną w ustawie liczbą wykonawców, którzy mogą wziąć w nich udział. Art 51. ust 1. prawa zamówień publicznych mówi:
Zamawiający zaprasza do składania ofert jednocześnie wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu przetargowym, w liczbie określonej w ogłoszeniu, zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5 i nie większej niż 20.
Tym samym, jeżeli liczba chętnych wykonawców spełniających warunki jest większa, niż ta podana w ogłoszeniu, zamawiający jest zmuszony do przeprowadzenia tzw. prekwalifikacji w celu zredukowania liczby uczestników. Do dalszego udziału w postępowaniu są zapraszani wykonawcy wyłonieni na podstawie stworzonych przez zamawiającego kryteriów selekcji, a pozostali zostają wykluczeni, zgodnie z art 51. ust 2. Prawa zamówień publicznych:
Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców wyłonionych na podstawie kryteriów selekcji. Wykonawcę niezaproszonego do składania ofert traktuje się jak wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia.
Kryteria selekcji to jedyny dostępny dla zamawiających instrument prawny, który umożliwia im limitowanie liczby wykonawców do ustawowego maksimum.
Kryteria selekcji – charakterystyka
Sama ustawa jednoznacznie nie precyzuje, jak powinny wyglądać kryteria selekcji. Biorąc jednak pod uwagę orzecznictwo KIO, winny być ustalane w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wszystkich uczestników prekwalifikacji. Najczęściej dotyczą one uprawnień lub kompetencji do prowadzenia określonej działalności zawodowej, doświadczenia, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, potencjału technicznego czy sytuacji ekonomicznej lub finansowej. Co ważne, istotne jest, aby nie pokrywały się z warunkami udziału w postępowaniu, gdyż w takiej sytuacji nie będą spełniały swojego celu.
Kryteria selekcji są podawane w treści zamówienia o ogłoszeniu, a na ich podstawie tworzy się ranking, z którego wyłania się określoną przez zamawiającego (i zgodną z ustawą) liczbę wykonawców. Po ocenieniu wszystkich podmiotów, zamawiający wybiera tych, którzy otrzymają zaproszenie do udziału w dalszym postępowaniu. Trafiają oni na tzw. krótką listę i dopiero wtedy następuje etap składania ofert.