Planujesz zmiany w systemie zarządzania, ale obawiasz się, że wprowadzenie nowości w trakcie zmian może niekorzystnie odbić się na współpracy firmy z klientem? Czasem rzeczywiście tak się dzieje, zwłaszcza, gdy zabiorą się za to osoby nieprzeszkolone i nieprzygotowane do podjęcia podstawowych działań. Jeśli już teraz wiesz, że masz zbyt dużo obowiązków, by ogarnąć wszystko samodzielnie, zleć to firmie zewnętrznej.
Nadzór przy Systemach Zarządzania – co musisz wiedzieć?
Warto korzystać z usług firmy, która zajmuje się doradztwem i wdrażaniem według konkretnych norm. Mowa tu zwłaszcza o normie PN EN ISO 9001, skupiającej się wokół wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością, IATF 16949, dotyczącej wymagań w zakresie ISO 9001 w produkcji seryjnej oraz produkcji części zamiennych w przemyśle motoryzacyjnym PN N 18001, dotyczącej wymagań w zakresie systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ponadto warto też korzystać z usług firmy opierającej się na normie PN EN ISO 14001, która dotyczy wymagań i wytycznych stosowania systemów zarządzania środowiskowego.
Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia przy tworzeniu zmian?
Ponieważ wówczas będziesz mieć pewność, że firma została prawidłowo przygotowana do wprowadzenia nowości, jakie wkrótce się w niej pojawią. Pomagają w tym właśnie m.in. stosowane normy ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, PN–N 18001, jak i również Zintegrowany System Zarządzania. Wszystko to prowadzi do pozytywnego zakończenia certyfikacji – po tak gruntownie przeprowadzonej analizie nie będziesz mieć wątpliwości co do tego, że twoja firma została kompleksowo przygotowana do koniecznych zmian.
Zmiany w firmie krok po kroku
Na początku należy przeprowadzić audyt, który umożliwi rozeznanie się w sytuacji firmy. Dzięki temu będzie można określić, jak działała dotychczas organizacja. Później przeprowadza się wszelkie niezbędne szkolenia dla pracowników, które obejmują również normy oraz dokumentowanie systemu. Następnie przygotowuje się właśnie dokumentację systemu zarządzania. Tutaj ważna jest też sama organizacja niezbędnych dokumentów – ważne jest maksymalne zminimalizowanie ich tak, by zachować porządek i mieć pewność, że wszystko przebiega w prawidłowy sposób. Jeśli dokumentacja jest gotowa i została zatwierdzona, przechodzi się do części praktycznej, a więc wdrożenia nowego systemu oraz szkolenia z posługiwania się nim. Efektem tego etapu jest przeprowadzenie audytów wewnętrznych, dzięki którym można uzyskać wszelkie niezbędne certyfikaty oraz przeprowadzić kompleksowe szkolenia pracowników. Wszystko odbywa się w sposób stopniowy, by nie wprowadzać chaosu. Dzięki temu zmiany nie są dotkliwie odczuwane ani przez pracowników, ani przez klientów. Kolejnym etapem jest przeprowadzeniem pierwszego audytu wewnętrznego. Ostatnią częścią jest zgłoszenie organizacji do wybranej jednostki certyfikującej. W ten sposób działania przebiegają płynnie, ale w sposób kontrolowany i po ich zakończeniu firma jest całkowicie gotowa do działania w nowym systemie.
Autor: Pozycjoneria.pl. Artykuł powstał dzięki uprzejmości przedstawiciela firmy Team Prevent Sp. z o.o. z Pszczyny.
